Whistleblowing

Politica di Whistleblowing - Seriveneta s.r.l. SB

Introduzione Seriveneta s.r.l. SB si impegna a mantenere un clima aziendale trasparente e un'alta etica aziendale. La capacità di segnalare illeciti è fondamentale per ridurre i rischi e mantenere la fiducia nella nostra attività, permettendoci di rilevare e affrontare tempestivamente sospette irregolarità.

Chi può segnalare?

Una segnalazione di illecito può essere presentata da chiunque rappresenti o sia attivo nell'attività in contesti lavorativi. Ciò include tutti i dipendenti (a tempo indeterminato, in prova, a termine, a tempo pieno e part-time), tirocinanti, candidati, consulenti e personale a contratto (personale interinale). Anche i membri del consiglio di amministrazione e gli azionisti possono effettuare una segnalazione, così come le persone che fanno parte dell'organo di controllo dell'azienda, come i revisori dei conti.

Cosa può essere segnalato?

Il servizio di whistleblowing deve essere utilizzato per avvisare di gravi rischi di irregolarità che possono riguardare persone, la nostra organizzazione, la società o l'ambiente. Le questioni segnalate possono contenere informazioni su reati, irregolarità e violazioni o altri atti che violano il diritto dell'UE o nazionale in un contesto lavorativo. Questi includono, a titolo esemplificativo, i seguenti:

• Corruzione e irregolarità finanziarie, come tangenti, concorrenza sleale, riciclaggio di denaro, frode e conflitti di interesse.
• Reati relativi a salute e sicurezza, come ambiente di lavoro, sicurezza dei prodotti, discriminazioni gravi e molestie contrarie alla legge.
• Reati ambientali, come la gestione illegale di rifiuti pericolosi.
• Violazioni della privacy, come l'uso improprio di dati personali e altre negligenze relative al GDPR.
• Gravi difetti di sicurezza dei dati che possono causare grandi danni all'attività e a terzi.

Come segnalante, non è necessario avere prove del vostro sospetto, ma dovete avere ragionevoli motivi per credere che le informazioni fornite siano vere. Come punto di partenza, dovrete avere informazioni di prima mano, poiché le segnalazioni basate unicamente su voci o sentito dire non sono coperte dalla protezione. Non possono essere fatte accuse con intento malevolo o con la consapevolezza che l'accusa sia falsa. Accuse false o malevole costituiscono una grave violazione del contratto di lavoro, e non vi è alcuna protezione contro le ritorsioni per segnalazioni false o malevole. Chiediamo ai dipendenti di sollevare questioni come insoddisfazioni sul posto di lavoro o reclami relativi alle proprie circostanze personali con un supervisore o un manager, poiché queste questioni non possono essere trattate come questioni di whistleblowing. Se non siete sicuri se ciò che desiderate sollevare rientri nell'ambito di questa politica, vi consigliamo di consultare le Risorse Umane o il vostro sindacato prima di segnalare.

Come si effettua una segnalazione?

Se sospettate un'irregolarità, ci sono due modi per segnalarla, vedi le Opzioni A) e B) di seguito. Potete scegliere di segnalare per iscritto, oralmente o tramite un incontro fisico. Il servizio di whistleblowing avviene tramite il canale di segnalazione ANON::form o direttamente al Responsabile dell'Unità whistelblower. Entrambi i canali di segnalazione indirizzano il vostro caso al Responsabile dell'Unità Whistleblower presso lo Studio Legale Avv. Massimiliano Celin di Padova, che è una parte indipendente e un investigatore.

• Opzione A – Segnalazione tramite un canale di segnalazione basato sul web

Potete scegliere di inviare il vostro caso all'unità whistleblower responsabile tramite il form infondo alla pagina o il link al sistema di segnalazione degli incidenti ANON::form. Le seguenti domande possono essere richieste al momento della registrazione:

• Chi o chi sono coinvolti?
• Quando? Come? Dove?
• Altre informazioni rilevanti.
• Il vostro nome (facoltativo)
• I vostri dettagli di contatto (facoltativo) È inoltre possibile inviare documenti digitali e/o immagini pertinenti raccogliendoli tutti in un cosiddetto archivio ZIP che caricate con il modulo.

• Opzione B – Segnalazione diretta al Responsabile dell'Unità Whistleblower La segnalazione può avvenire tramite lettera raccomandata, telefono o tramite un incontro prenotato: Studio Legale Avv. Massimiliano Celin, Piazza A. de Gasperi 41 - 35131 Padova (PD) Tel. 049 625246

Come viene gestita una segnalazione di illecito?

Solo le persone autorizzate a gestire le questioni di whistleblowing hanno accesso ai messaggi ricevuti tramite il canale di segnalazione. Questo circolo ristretto include i dipendenti dello Studio Legale Avv. Massimiliano Celin, che sono vincolati da una stretta riservatezza. Le loro azioni sono registrate e la gestione è confidenziale. Se necessario, persone che forniscono competenze possono essere incluse nell'indagine, con il consenso del segnalante. Queste persone ottengono accesso ai dati pertinenti e si impegnano alla riservatezza. Se la segnalazione riguarda qualcuno all'interno dello Studio Legale Avv. Massimiliano Celin, verrà costituita un'unità whistleblower alternativa che non includerà tale persona interessata.

Entro sette (7) giorni dalla presentazione della segnalazione, voi, come segnalanti, riceverete una conferma di ricezione (non si applica se i vostri dati di contatto mancano nella segnalazione). I responsabili del servizio di whistleblowing decidono se la segnalazione debba essere approvata o respinta.

L'Unità Whistleblower respingerà le irregolarità segnalate se:

• La condotta presunta non è segnalabile ai sensi di questa Politica di Whistleblowing.
• La segnalazione è malevola o non è stata presentata in buona fede.
• La questione è già stata risolta.

Se la segnalazione viene approvata, vengono prese le misure appropriate per l'indagine. Indipendentemente dal fatto che la vostra segnalazione sia approvata o respinta, riceverete un feedback sulla valutazione (non si applica se i vostri dati di contatto mancano nella segnalazione). Se la segnalazione viene approvata, riceverete anche un feedback riguardante l'ulteriore elaborazione del caso. Il feedback sarà disponibile entro e non oltre tre (3) mesi dalla presentazione della vostra segnalazione.

Protezione del Whistleblowing

• Anonimato Affinché la persona che riceve la segnalazione (Whistleblowing Officer) possa avere un quadro sufficiente di quanto accaduto e avere l'opportunità di agire, è necessario che siate preparati a rispondere a domande di follow-up dopo la vostra segnalazione. Il responsabile del whistleblowing deve anche essere in grado di contattarvi successivamente per fornire un feedback su come la questione è stata gestita. Pertanto, la piena anonimato nei confronti dell'Unità Whistleblowing non può essere garantita. Tuttavia, se desiderate essere anonimi di fronte ad altri nell'organizzazione e nella gestione e segnalazione, è ovviamente possibile. Se desiderate segnalare qualcosa in modo completamente anonimo (anche all'Unità Whistleblowing), potete sempre astenervi dal compilare i vostri dati di contatto nel canale di segnalazione basato sul web (opzione A). Il responsabile del whistleblowing indagherà comunque le informazioni nella vostra segnalazione e, al meglio delle sue capacità, rimedierà alla condotta illecita che avete segnalato, ma in tal caso non come un caso di whistleblowing secondo questa politica.
• Trattamento dei dati personali I dati personali inviati tramite i canali di whistleblowing sono trattati in conformità con le disposizioni della vigente normativa sulla protezione dei dati e della politica sui dati personali dell'azienda, disponibile tramite il nostro sito web https://www.iubenda.com/privacy-policy/22779732. I dati personali che appaiono nelle segnalazioni sono coperti da un obbligo legale di riservatezza che impedisce la divulgazione non autorizzata. L'obbligo di riservatezza non impedisce la divulgazione autorizzata di dati personali, ad esempio quando i dati personali devono essere trasmessi alla polizia o ad altre autorità.
• Protezione contro le ritorsioni e misure preventive La legge contiene un divieto di impedire o tentare di impedire la segnalazione o di attuare ritorsioni. Le ritorsioni significano varie forme di punizione come risoluzione del rapporto, licenziamento, sospensione, retrocessione, mancata promozione, cambiamento di mansioni, trasferimento, riduzione salariale, cambiamento di orario di lavoro, molestie, trattamenti iniqui e denigrazioni negative. Il segnalante ha diritto al risarcimento dei danni da parte della persona che lo espone a ritorsioni o che ha impedito o tentato di impedire la segnalazione. Tuttavia, il diritto al risarcimento dei danni per ritorsioni non si applica se il segnalante era colpevole di un reato durante la raccolta delle informazioni o la segnalazione.
• Protezione sotto forma di esenzione da responsabilità in caso di whistleblowing La protezione sotto forma di esenzione da responsabilità significa che una persona che segnala non può essere ritenuta responsabile di aver violato un obbligo di riservatezza. L'obbligo di riservatezza può derivare da un accordo tra il datore di lavoro e il dipendente o da una decisione che il datore di lavoro ha preso con il supporto del diritto del lavoro. Una condizione preliminare per la protezione è che la persona avesse ragionevoli motivi per credere che fosse necessario segnalare le informazioni al fine di rivelare una condotta illecita. Il segnalante non può essere ritenuto responsabile di aver ottenuto informazioni anche se ha infranto le regole stabilite dal datore di lavoro. Potrebbe essere, ad esempio, che il dipendente abbia copiato o portato con sé documenti dal luogo di lavoro, che il dipendente abbia portato i propri documenti in luoghi a cui normalmente non ha accesso, o che la persona abbia fotografato i locali dell'azienda in violazione delle regole esistenti. Ciò si applica a condizione che il segnalante avesse ragionevoli motivi per credere che fosse necessario ottenere le informazioni per rivelare un'irregolarità. Tuttavia, l'esenzione da responsabilità non è concessa se la persona è colpevole di un reato nell'ottenere le informazioni. Esempi di reati che possono essere commessi durante la raccolta di informazioni sono, ad esempio, furto, intrusione illegale o violazione di dati.